Ein erfolgreiches Klausurwochenende

Am 09.10.2020 machten wir uns vom Vorstand des Musikvereins Langen-Gersten e. V. auf den Weg nach Hatten(1) bei Oldenburg. Ein Klausurwochenende stand auf dem Programm. Drei intensive, erfolgversprechende und auch anstrengende Tage lagen vor uns. Unterschiedliche Themen wie die Vereinsorganisation und die langfristige Planung standen auf dem Programm, welches von Petra Midden, ehemalige erste Vorsitzende des Musikvereins und aktuelle erste Vorsitzende des Regionalmusikverbandes Emsland-Grafschaft Bentheim vorbereitet wurde.

Nach einer Sammlung von positiven Maßnahmen der letzten Jahre stand das Thema „Vereinsorganisation“ auf dem Programm. Der Vorstand bespricht Projekte und Aktionen, leitet sie in die Wege, erstellt Arbeitspläne und das Ende vom Lied ist, dass immer dieselben alles machen müssen. So oder so ähnlich läuft es häufig ab. Wir waren uns schnell einig, dass ein teambasiertes Vereinsmanagement unser gemeinsames Ziel ist. Aber wie?

Auf Grundlage unterschiedlicher Artikel aus dem Blasmusikblog(2) von Alexandra Link entwickelten wir ein Konzept zum teambasierten Vereinsmanagement. Aufgaben sollten vertrauensvoll auf viele Schultern verteilt werden, alle Mitglieder sollen aktiv eingebunden werden und es soll keine Hierarchien geben. Aber dennoch müssen alle Fäden irgendwo zusammenlaufen. Beim Vorstand, den Führungskräften? Nein, Führungskräfte sagen wo es langgeht und sorgen dafür, dass Ziele erreicht werden, das wollen wir ja nicht. Der Verein, also die Musiker, definieren selbst ihre Vereinsziele, es braucht daher keine Führungskräfte, aber Manager, die dafür Sorge tragen, dass alle Aufgaben in Bereiche verteilt werden.

Im weiteren Verlauf kristallisierten sich sechs Bereiche, in denen unterschiedliche Aufgaben aufgeteilt werden können, heraus: Musik, Organisation, Verwaltung, Finanzen, Jugend und Marketing. Sechs Manager waren schnell gefunden. Nun muss nur noch mit der neuen Struktur gearbeitet werden und da standen wir schon vor der nächsten Herausforderung: Der konkreten Umsetzung. Anhand unterschiedlicher Beispiele kamen wir auch hier zum Ziel.

Als ein Beispiel kann die jährlich stattfindende Neuanmeldung mit Vorspiel der Kinder und Jugendlichen aus der Ausbildung genannt werden. Wir haben die Ausbildung dem Managerbereich der Musik zugeordnet. Die Musikmanagerin sucht sich aus der großen Runde aller ein Team zur Organisation der Veranstaltung zusammen. Jeder kann sich freiwillig und gemäß seiner Kompetenzen melden und so eine außermusikalische Aufgabe übernehmen. Wer möchte sich um die Verpflegung der Musiker und Gäste kümmern? Wer möchte beim Auf- und Abbau helfen? Wer gestaltet und verteilt Werbeplakate? Wer entwickelt das Programm? Und so weiter. Es bildet sich ein Team, das Team der Neuanmeldung. Die Aufgabenverteilung ist klar, die Managerin sorgt für eine Verbundenheit im Team und schafft eine freundschaftliche Einheit. Für die nächste Aktion bildet sich dann ein neues Team. Keiner wird zu etwas gezwungen, alle bringen sich freiwillig ein und dürfen ihre Ideen präsentieren.

Wir arbeiten so alle gemeinsam AM Verein, einem Ort, wo wir unsere Freizeit verbringen.

Satzungsgemäß können wir mit dem Konzept des teambasierten Vereinsmanagement jedoch nicht auf den geschäftsführenden Vorstand verzichten. Die vier von der Generalversammlung gewählten Mitglieder sind ebenso Manager in unterschiedlichen Bereichen und vertreten den Verein auf rechtlicher Seite und treffen auch jene Entscheidungen.

Der zweite große Block auf unserem Klausurwochenende war die langfristige Planung. Welche Ziele wollen wir bis 2025 verfolgen? Wo können wir uns aktiv in der Gesellschaft einbringen? Wie können wir konstruktiv mit der Politik zusammenarbeiten? Wie können wir den Verein weiterentwickeln? Was machen wir, wenn uns Corona auch eine zweite Schützenfestsaison zerstört? Viele tolle Ideen und Vorschläge kamen aus der neuen Managerrunde. Diese müssen nun den Vereinsmitgliedern präsentiert und besprochen werden. Es bilden sich Teams, damit zu einer aktiven und gemeinsamen Arbeit am Verein kommt.

Neben der intensiven Arbeit an den Vereinsstrukturen durfte die Gemeinschaft der insgesamt elf Teilnehmer auch nicht zu kurz kommen. So formten wir uns zu einem tollen Team, der Managerrunde. Diese konnten wir abschließend beim Team-Escape(3) in Oldenburg unter Beweis stellen. Gemeinsam konnten wir die kniffeligen Aufgaben lösen und uns so aus dem Escape-Room befreien.

Insgesamt können wir allen Vereinen ein solches Klausurwochenende nur empfehlen. Effektives Arbeiten in einer anderen Atmosphäre, Teambildung und jede Menge Spaß. Gerade der Spaß darf nirgends zu kurz kommen, ohne diesen funktioniert nämlich kein Team und kein Verein.


Quellen und Verweise:

(1) www.6oaks.de

(2) www.blasmusikblog.com

(3) www.escaperoom-oldenburg.de